Andelsforeninger skal ikke være bange for at afholde digitale generalforsamlinger. Lige nu sker det på grund af forsamlingsforbuddet, men man skal ikke afholde sig fra at køre de sædvanlige procedurer med afstemninger. Tværtimod skal man betragte de digitale generalforsamlinger som et velkomment gennembrud – bl.a. fordi erfaringen viser, at flere ”møder op”, når de kan gøre det fra pc’en hjemme i stuen.
Sådan lyder budskabet fra Timmy Lund, advokat og administrationschef i Vest Administrationen. Han reagerer på vores artikel i forrige uge, hvor en kollega i administrationsbranchen bl.a. råder til, at man kun skal afholde de digitale generalforsamlinger for så vidt, der er enstemmigt samtykke til det. Det er et råd, der også flugter med anbefalingen fra brancheforeningen EjendomDanmark – en anbefaling Timmy Lund betegner som ”holdingsløs”.
Han lægger heller ikke skjul på, at det et spørgsmål, der er mange meninger om. Faktisk oplever han, at det generelt er foreningerne, der er mest fremme i skoene, mens administratorerne holder igen.
Holdningsløst eller ej, så bunder forsigtigheden i en tvivl om, hvorvidt en digital generalforsamling er gyldig og strengt taget lovlig. Dem, som i sin tid formulerede lovgivning og standardvedtægter, havde ikke forudset den teknologiske udvikling.
”Men jeg kan ikke se, at der skulle være noget, som gør, at en digital generalforsamling ikke er er lovlig,” siger Timmy Lund.
”Når vi afholder generalforsamlinger med vores foreninger, har vi en formulering i indkaldelsen om, at de eneste formkrav er, at tidspunktet for generalforsamlingen skal være angivet, og at vedtægternes varsel for indkaldelse skal være overholdt. I de efterfølgende referater har vi også indføjet en standardpassus om, at generalforsamlingen er afholdt virtuelt, og at de ovenstående formkrav er overholdt. Samtidig har vi indføjet, at dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovlig indkaldt, og hvis der har været indsigelse mod det, fremgår det, at dirigenten afviste disse indsigelser, såfremt de alene går på den virtuelle afholdelse af generalforsamlingen,” uddyber han.
Tilsvarende mener han, at foreningerne trygt kan nøjes med at udsende en indkaldelse pr. e-mail – det vil være nok til at overholde vedtægters krav om, at generalforsamlingen skal være indkaldt ’skriftligt’.
”For et par år siden diskuterede vi i branchen, om en mail var ’skriftlig’. Det er der vist ingen tvivl om i dag. Jeg turde i hvert fald ikke at lade en mail ligge og ikke reagere på den, fordi jeg mente, at jeg skulle have et fysisk brev i stedet. Det er det, jeg mener med ’holdningsløs’. Her har jeg i stedet brug for en sparringspartner generelt i branchen, i stedet for en aktør, som kun melder noget ud, når lovgivningen er helt på plads,” siger Timmy Lund.
”Lige nu famler vi som administratorer i blinde med den digitale udvikling i forhold til de gamle regelsæt i vedtægterne. Resultatet er, at vi gør det på forskellige måder; nogle fraråder generelt, at man holder generalforsamlinger, indtil alt er ved ’det gamle’, nogle er midt imellem med krav om enstemmighed i forhold til en virtuel generalforsamling, og nogle ser på, hvilke muligheder der er. Jeg siger ikke, at det ene er bedre end det andet. Det, som jeg er trist over, er, at så mange ikke ser de muligheder den teknologiske udvikling giver. Tro dog på det, i stedet for kun at se begrænsninger,” tilføjer han.
Netop omkring ’skriftlighed’ kan administratorerne godt få nervøse tics, for de arbejder også med almindelige udlejningsejendomme, hvor der gælder et strammere regime. Bl.a. har Højesteret fastslået, at en lejer kun kan klage over en opsigelse gennem et gammeldags brev på papir. Men det, angiver Timmy Lund, skyldes, at det specifikt er føjet ind i loven, at opsigelser og ophævelser af lejemål skal meddeles på gammeldags vis. Tilsvarende formuleringer findes ikke generelt i forhold til andelsforeningers (og ejerforeningers) kommunikation med deres medlemmer.
Timmy Lund hæfter sig ved, at vedtagelser af f.eks. låneomlægninger på digitale generalforsamlinger i Vest Administrationens regi er blevet tinglyst. Det ser han som en blåstempling af hans tolkning af juraen.
Alligevel har han forståelse for, hvis foreninger foretrækker at udsætte store beslutninger, f.eks. om omfattende renoveringsarbejder, til medlemmerne kan mødes fysisk. Men generelt anbefaler han foreningerne at tage de digitale generalforsamlinger til sig. Dels er de lidt nemmere at få booket, fordi deltagerne ikke behøver skynde sig hjem fra arbejde, og desuden er engagementet på den digitale generalforsamling større, fordi flere møder frem, f.eks. forældrekøbere, der bor i en anden del af landet. Timmy Lund har endnu ikke lavet nogen konkret optælling, men som et slag på tasken angiver han, at hvis der normalt møder 15 op i en forening med 25 medlemmer, er tallet snarere 20, når det foregår digitalt.
Min-andelsbolig.dk har forelagt Timmy Lunds synspunkter for EjendomDanmark. Her fastholder man, at selv om vedtægterne ikke direkte kræver, at den generalforsamling skal foregå fysisk, er det alligevel bedst at tage det som udgangspunkt. Anders Gade Jeppesen, økonomisk chefanalytiker i EjendomDannmark, skriver i en kommentar:
”I EjendomDanmark er fokus at skabe gode løsninger for de enkelte foreninger. På kort sigt er der tale om en ekstraordinær situation med covid-19, hensyn til folkesundhed og forsamlingsforbud, hvorfor digitale generalforsamlinger godt kan tages i brug som en del af løsningen. EjendomDanmark opfordrer dog foreninger, der ønsker at benytte sig af digitale generalforsamlinger til at sikre sig, at der er bred opbakning hertil, samt at man evt. supplerer med alternative muligheder for andelshaverne kan gøre sine medlemsrettigheder gældende.
EjendomDanmark er enig i at den aktuelle situation sagtens kan vise sig at være startskuddet til at der fremover i højere grad vil blive afholdt digitale generalforsamlinger. Foreninger, der fremover ønsker at afholde generalforsamlingen digitalt – eller bare vil holde muligheden åben for det – anbefales derfor at ændre vedtægterne, så den digitale mødeform udtrykkeligt er nævnt.
Udgangspunktet er at langt de fleste foreningers vedtægter er vedtaget i en tid hvor forudsætningen var, at generalforsamlingen afholdtes fysisk, og fysiske generalforsamlinger er til stadighed i dag den almindelige måde at afholde generalforsamlinger i ejer- og andelsboligforeninger. En eventuel overgang til at benytte digitale generalforsamlinger bør tages ad fordøren via en vedtægtsændring.”
Billedet er fra A/B Damsøvænget i Vanløse.
