Forestil dig, at et medlem i en andelsforening er særligt støjende. Naboerne må leve med høj musik, jævnlige fester, der varer til den lyse morgen, og engang imellem også husspektakler. Så de klager til bestyrelsen.
Nu ligger bestyrelsen inde med såkaldt personhenførbare oplysninger om det støjende medlem – oven i de oplysninger, den har liggende i forbindelse med den almindelige drift af foreningen; for eksempel oplysninger om medlemmets bankkonti.
Sådan har det naturligvis været hele tiden. Men fra den 25. maj træder en ny lovgivning om behandling af persondata – EU’s persondataforordning – i kraft. Den skal sørge for, at virksomheder behandler de personhenførbare data, de ligger inde med, forsvarligt, og at de sletter data, som de ikke længere har brug for.
Andelsforeninger tæller i denne sammenhæng også som virksomheder. Så især i de foreninger, der ikke har en administrator, står bestyrelsen over for en konkret arbejdsopgave.
”Den nye lovgivning er ganske bred, så i virkeligheden kan man sige, at andelsboligforeninger skal være opmærksomme på præcis det samme som alle andre. Det handler hele tiden om at sørge for, at den behandling af personoplysninger, man har, er lovlig. Nogle af grundprincipperne i forordningen er lovlighed, rimelighed og gennemsigtighed i omgangen med persondata,” siger senior manager Steen Pedersen fra revisionsselskabet BDO.
Lovligheden kan overordnet beskrives i tre punkter:
- Foreningen skal have et formål med at behandle personoplysningerne. Formålet skal være baseret på en hjemmel fra forordningen, fra andre pligter efter en særlov, der giver hjemmel til at behandle disse oplysninger, eller fra at medlemmerne giver samtykke til, at foreningen får dem.
- Oplysningerne skal være relevante, korrekte og opfylde et sagligt formål, og de må ikke opbevares længere end højest nødvendigt – i mange tilfælde vil det sige de fem år, som man efter bogføringsloven skal gemme dokumentation om økonomi.
- Foreningen har pligt til at oplyse medlemmerne om, hvilke oplysninger den gemmer, hvor længe den har tænkt sig at gøre det, og hvem den eventuelt deler oplysningerne med.
Meget af det praktiske kan klares ved, at bestyrelsen tænker over, hvilke personoplysninger den har brug for i den løbende drift, og så meddeler dette til alle medlemmer – herunder til nye medlemmer, når de overtager andelene.
Mere indviklet bliver det ved særligt opståede tilfælde, som i eksemplet fra indledningen, hvor medlemmer klager over hinanden.
”De, som har et arbejdsmæssigt behov for at se klagen, i forbindelse med behandlingen af den, må gerne se den. Men ikke flere – der skal være en begrænsning på, hvor mange der må se klagen. Under behandlingen af den skal man også være opmærksom på, at det er fortrolige oplysninger, som ikke kommer andre end de involverede ved,” siger Steen Pedersen.
En anden problemstilling opstår, når folk melder sig ud af foreningen. Oplysninger om deres betaling af for eksempel boligafgifter siger bogføringsloven, at man skal gemme i fem år. Men ellers skal alle andre oplysninger om de nu forhenværende medlemmer som udgangspunkt slettes. Bestyrelsen skal i princippet også slette oplysninger om såvel nuværende som udmeldte medlemmer, der er gemt i forbindelse med et spørgsmål, der ikke længere er aktuelt.
En praktisk fremgangsmåde kan være, at man en eller to gange om året gennemgår arkiver, hvad end de er på papir eller digitale, og tager stilling til, om noget af det skal destrueres. Husk i den forbindelse, at digitale arkiver også omfatter ind- og udbakkerne i foreningens mail, eller i bestyrelsesmedlemmernes private mail, for så vidt de har været i brug som en del af foreningens drift. Det er slut med at lade gamle mails blive liggende, blot fordi de er rare at have.
Men inden man når til den daglige forvaltning af persondataforordningen, er der en række konkrete opgaver, bestyrelsen skal udføre. BDO har udarbejdet en tjekliste, som deres kunder i virksomhederne kan anvende. I morgen bringer vi en version af denne tjekliste, der er tilpasset behovet i andelsforeninger.
Billedet er fra A/B Enghavevej 34 – Hedebygade 32-34.
